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26/05/2014 22.57

Ufficio virtuale, virtual office Italy

Sempre più spesso si sente parlare di numero telefonico virtuale, segreteria virtuale, segretaria online, ufficio virtuale o virtual office. Ufficio virtuale, virtual office Italy: vale la pena di approfondire il concetto di ufficio virtuale, che è insieme di servizi che spaziano dall’assegnazione di un numero telefonico, generalmente con risposta personalizzata, di una linea fax centralizzata, di un indirizzo civico a cui far recapitare la propria corrispondenza ed, eventualmente, una domiciliazione legale.
La congiuntura economica sfavorevole ha favorito l'utilizzo di questi questi servizi da ultimo anche da parte di italiani. Infatti i servizi di virtual office esistono da decenni in Italia, ma erano utilizzati principalmente da stranieri di passaggio o che volevano sviluppare il loro business nel nostro paese. Oggi invece iniziano ad essere utilizzati anche da aziende italiane e stanno divenendo un punto di riferimento per molte aziende e professionisti che hanno fatto dell’ufficio virtuale o della segretaria virtuale il loro biglietto da visita.
Vi sono molti vantaggi di utilizzare un servizio di ufficio virtuale.  Ad esempio una azienda che vuole aprire una propria filiale o a coloro che desiderano intraprendere un’attività imprenditoriale, possono avere immediatamente una sede, una segretaria e un numero di telefono a costi molto ridotti.
Aprire un ufficio tradizionale costa decisamente molto in tutte le principali città italiane. Fare i conti è facile. Affitto ufficio, depositi a garanzia, spese di amministrazione, allacciamenti elettrici, telefonici, linee ADSL, wi-fi, condizionamento, arredamento e così via.
Basta poco per comprendere che per l’affitto di un ufficio stiamo parlando di alcune decine di migliaia di euro, senza considerare i costi ed il tempo legati alla ricerca dell’immobile giusto e della giusta collocazione. In tutto questo però non abbiamo minimamente accennato ad una delle voci più rilevanti di spesa: il personale addetto. Per quanto possa essere piccolo l’ufficio che si vuole allestire, a discapito però spesso dell’immagine, dovrà almeno avere una segretaria e/o centralinista per poter gestire telefonate in arrivo, agenda appuntamenti, corrispondenza, e-mail, fax in entrata ed uscita, ospiti in arrivo, contatti con fornitori, clienti, banche ecc. Inoltre se l'addetta dovesse ammalarsi, o nei periodi di ferie, permessi, etc. si avrebbe un buco nell'organico.
In altri casi un libero professionista, quale potrebbe essere un agente di commercio, un consulente, un avvocato, un ingegnere ecc., per abbattere i costi potrebbe anche fare a meno di un proprio ufficio e di una segretaria.
Grazie alla tecnologia con smartphone, notebook, ipad, iphone e così via è possibile lavorare anche mentre si è in mobilità, ma a volte questo non basta. Certamente è difficoltoso gestire in prima persona le telefonate dei propri clienti o fornitori o richieste di informazioni, anche perchè queste telefonate possono arrivare anche in momenti non opportuni, magari quando si è occupati con qualche cliente importante oppure, nel caso degli avvocati, nel bel mezzo di un’udienza. La segreteria telefonica del cellulare certamente non aiuta l’immagine.
Si può ovviare a questi problemi utilizzando il servizio di ufficio virtuale. Puoi infatti scegliere tra una vasta gamma di alternative studiate ad hoc per ogni esigenza che spaziano dalla semplice assegnazione di un numero telefonico virtuale a servizi più completi in cui vengono abbinati al numero telefonico della città di tuo interesse, servizi di recapito postale, fax, domiciliazione legale e alcune ore di utilizzo di un ufficio elegantemente arredato per permettere di ricevere gli ospiti in tutta tranquillità (per rendere gli uffici virtuali, il meno virtuali possibile).
Servizi comprendono il recapito telefonico con risposta personalizzata: prevede l’assegnazione di un numero telefonico, con prefisso locale, con risposta personalizzata  che il cliente potrà riportare sulla propria documentazione. La segretaria assegnata risponde al numero telefonico virtuale durante la giornata. Provvede a registrare tutte le chiamate, in tempo reale e gratuitamente, in un apposito report, inviandolo all’e-mail segnalato dal cliente, in modo che, lo stesso, sia sempre aggiornato sulle telefonate pervenute. Qualora il cliente lo desideri, potrà provvedere al trasferimento delle stesse, o di parte di esse, ad un numero fisso o di cellulare. Si occuperà, altresì, di rintracciarlo in caso di urgenze o, se non raggiungibile, trasmettergli un SMS con i dati salienti della chiamata.
Riassumendo, il numero telefonico virtuale comprende l’assegnazione di un numero telefonico locale, la risposta personalizzata da parte di una "segretaria", email in tempo reale con i dati relativi alla chiamata, report di aggiornamento serale, l’esposizione di una targa nel business center con logo aziendale.

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